Obračun potnih stroškov

Obračun potnih stroškov je potrebno izpolniti tako, da predstavlja verodostojno knjigovodsko listino. Obračun potnih stroškov je potrebno izdelati za vsako službeno pot posebej ali izdelati mesečni obračun potnih stroškov.

Zakon o delovnih razmerjih v 130. členu določa, da mora delodajalec delavcu zagotoviti med drugimi tudi povračilo stroškov, ki jih ima pri opravljanju določenih del in nalog na službenem potovanju.

Izpolnjen potni nalog in k obračunu potnih stroškov priloženi računi v zvezi s prevozom in prenočevanjem so po 5. in 6. členu Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja pogoj za neobdavčeno povračilo potnih stroškov prevoza in prenočevanja na službenem potovanju. Iz potnega naloga mora biti razvidna odobritev delodajalca za posamezno vrsto prevoza.

Po vrnitvi s službenega potovanja je treba v čim krajšem času (na primer v dveh delovnih dneh) izpolniti (pisno ali elektronsko) obračun potnih stroškov in ga predložiti svojemu nadrejenemu ali računovodstvu. Priporočljivo je, da je rok predložitve obračuna določen v internem pravilniku o službenih potovanjih. Obračun stroškov, nastalih na službenem potovanju v tujino, se po določilih 20. člena Uredbe o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino predloži nadrejenemu naslednji dan po končanem službenem potovanju, najpozneje pa v 7 dneh po končanem potovanju. Nadrejeni je dolžan celotno dokumentacijo ter morebitni ostanek sredstev predložiti računovodstvu v roku 7 dni po prejemu obračunov.

Obračun mesečnih potnih stroškov je potrebno sestaviti kot en obračun potnih stroškov za vse službene poti za cel mesec. Rok predložitve tega obračuna nadrejenemu ali računovodstvu je priporočljivo določiti v internem pravilniku o službenih potovanjih. Daljšega obdobja sestavitve obračuna potnih stroškov od enega meseca se ne priporoča.

Obračun potnih stroškov v pisni obliki se lahko sestavi na isti strani lista kot potni nalog (na primer: potni nalog je na zgornji polovici, obračun potnih stroškov pa na spodnji polovici lista). Obračun potnih stroškov se lahko sestavi tudi na hrbtni strani potnega naloga ali pa na posebnem listu in se priloži k potnemu nalogu. Če se sestavlja mesečni obračun potnih stroškov, ga je potrebno po preteku meseca priložiti k potnim nalogom, izdanim za ta mesec. Obračun potnih stroškov se lahko sestavi tudi v elektronski obliki.

Potnih stroškov se od 27. 12. 2011 dalje zaposlenemu ne sme več izplačevati v gotovini (23.a člen Pravilnika o izvajanju Zakona o davčnem postopku), zato je potrebno potne stroške zaposlenemu nakazati na njegov transakcijski račun ali jih izplačati skupaj s plačo.

Izjemoma se neobdavčeni potni stroški do višine v uredbi lahko izplačajo v gotovini, če gre za:

  1. 1. stroške prevoza, nočitve in dnevnice, kadar je izplačilo opravljeno fizični osebi, ki:
    • jo napoti ali pozove državni ali drug organ zaradi izvajanja dejavnosti tega organa;
    • sodeluje v prostovoljnih ljubiteljskih, humanitarnih, dobrodelnih, vzgojno- izobraževalnih, zdravstvenih, kulturnih, športnih, raziskovalnih dejavnostih, sindikatih, zbornicah, verskih skupnostih in političnih strankah, če gre za nepridobitne dejavnosti;
    • sodeluje v dejavnostih društev in njihovih zvez zaradi uresničevanja njihovih ciljev, ne pa v okviru opravljanja pridobitne dejavnosti teh društev;
  2. pokritje stroškov dnevnice in prevoza, kadar je izplačilo opravljeno fizični osebi, ki na podlagi imenovanja opravi funkcijo člana volilnega odbora;
  3. dnevna povračila stroškov po pravilih EU, kadar je izplačilo opravljeni fizični osebi, ki sodeluje v projektu tesnega medinstitucionalnega sodelovanja in v zvezi s tem prejme le navedene prejemke;
  4. pokritje stroškov prevoza, nočitve in dnevnice, kadar je izplačilo opravljeno fizični osebi, ki se udeleži posveta z mednarodno udeležbo in v zvezi s tem prejme le povračilo stroškov (107. člen Zakona o dohodnini in 23.a člen Pravilnika o izvajanju Zakona o davčnem postopku).

K obračunu potnih nalogov je priporočljivo priložiti čim več prilog in dokumentov iz katerih je razvidno, da je bilo potovanje dejansko opravljeno (potrdila o plačani cestnini v tujini, računi za tunelske pristojbine in mostnine, vstopnice za sejme, računi za nočitve, računi za parkirnine, računi za taksiste, parkirni listki, vstopnice za sejme, vabilo poslovnega partnerja, njegova vizitka, propagandno gradivo, računi za nočitve, zapisnik poslovnega sestanka, odgovor na ponudbo ali sklenjena pogodba …). Kot obvezno prilogo k obračunu potnih stroškov je potrebno podati račune in druge dokumente kot potrdilo izdatkov, ki jih je zaposleni plačal na službeni poti. Stroške, ki jih je imel zaposleni na službeni poti, se povrne samo na podlagi priloženih računov k obračunu potnih stroškov, sicer zaposleni nima pravice do povrnitve nastalih stroškov.

Zaposlenemu je potrebno za službeno potovanje povrniti plačila stroškov za:

Zaposlenemu je potrebno povrniti stroške za nakup letne, mesečne ali tedenske vinjete za uporabo avtocest, ki jo zaposleni uporablja tudi za privatne namene. To je možno pri prvi (ali tudi kakšni kasnejši) službeni poti, ki poteka preko ceste, za uporabo katere je potrebna vinjeta. Račun za vinjeto zaposleni priloži k obračunu potnih stroškov (pojasnilo DURS z dne 30. 7. 2008). Povračilo stroškov za nakup vinjete je pravica zaposlenega, ki mu pripada skladno z delovnopravno zakonodajo. Če delodajalec zaposlenemu ne povrne stroškov za nakup vinjete, so ti stroški za delavca iztožljivi.

Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja določa višino za:

Povračila stroškov za službena potovanja v tujino ureja Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino. Ta uredba ureja povračilo stroškov za službena potovanja v tujino za javne uslužbence v državnih organih. Poleg tega pa se uporablja tudi pri določanju višine neobdavčenih dnevnic za ostale zaposlene v Sloveniji. To pa je določeno v 4. členu Uredbe o višini povračil stroškov v zvezi z delom in drugih dohodkov, ki se ne vštevajo v davčno osnovo.

Pogoj za upravičenost do povračila stroškov službenega potovanja v tujino po 2. in 12. členu Uredbe o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino je nalog za službeno potovanje.

Podatki, katere mora vsebovati obračun potnih stroškov so:

  1. firma in sedež podjetja oziroma podjetnika;
  2. številka in datum potnega naloga, na katerega se nanaša;
  3. ime in priimek zaposlenega, ki je bil poslan na službeno pot;
  4. prebivališče zaposlenega;
  5. točna relacija poti;
  6. datum in ura odhoda;
  7. datum in ura prihoda;
  8. rok trajanja službene poti;
  9. navedba prevoznega sredstva, ki se je uporabilo za službeno pot;
  10. znesek in datum nakazila predujma za službeno pot;
  11. število in višina dnevnic;
  12. število kilometrov in višina kilometrine;
  13. ostali prevozni stroški;
  14. drugi stroški;
  15. skupni znesek potnih stroškov;
  16. znesek potnih stroškov za izplačilo (ali vračilo) po zmanjšanju za prejeti predujem;
  17. navedba prilog k obračunu potnih stroškov;
  18. registrska označba vozila v primeru uporabe služb. vozila;
  19. stanje kilometrskega števca ob začetku in ob koncu vožnje v primeru uporabe službenega vozila;
  20. kraj in datum obračuna potnih stroškov;
  21. podpis zaposlenega (priporočljiv);
  22. navedba imena in podpis osebe (priporočljiv), ki je pregledala in odobrila izplačilo potnih stroškov ter
  23. žig (v primeru, da ga podjetje uporablja, drugače ni obvezen).