Potni nalog

Potni nalog je računovodska listina, ki omogoča spremljanje in dokazovanje službenih potovanj zaposlenih ter upravičenost povračila stroškov, ki so nastali pri službenem potovanju. SRS (Slovenski računovodski standardi) predpisujejo obliko in vsebino nalogov za izvajanje in knjigovodskih listin, kamor spadajo tudi potni nalogi in obračuni potnih stroškov. Potni nalog spada po SRS med naloge za izvajanje, obračun potnih stroškov pa predstavlja knjigovodsko listino.

Pisanje potnih nalogov je večini zaposlenih predvsem zoprno in zamudno delo. Vendar je potni nalog in njegova pripadajoča dokumentacija zelo pomemben dokument, ki lahko vpliva na obdavčitev tako posameznikov kot tudi podjetij. V podjetju, ki nima urejenih potnih nalogov in obračunov potnih stroškov, lahko v primeru inšpekcijskega pregleda zaradi izplačila potnih stroškov pride do plačila:

Zato je pomembno, da se potne naloge pravočasno in pravilno sestavlja ter pravilno sestavi obračun potnih stroškov po vračilu s službene poti.

Potne naloge urejajo različne uredbe, zakoni, pravilniki ... Za podrobne informacije si oglejte povezavo potni nalogi – zakonodaja.

Podjetje pripravi za lastne potrebe tudi interni pravilnik o službenih potovanjih. Interni pravilnik sicer ni obvezen, vendar je priporočljiv predvsem za večja podjetja, saj se z njim določijo pravila in red glede potnih nalogov v podjetju. V internem pravilniku se opredeli vsebino in način izdajanja potnih nalogov skupaj z načinom in roki izdelave obračunov potnih stroškov.

Potni nalog je potrebno sestaviti, kadar na službeni poti nastanejo stroški. Na njem se tudi neposredno obračunavajo potni stroški. Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja v 5. členu določa, da se povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju ne všteva v davčno osnovo, če je dokumentirano s potnim nalogom in z računi. Iz potnega naloga pa mora biti razvidna odobritev službene poti s strani delodajalca.

Če na službeni poti ni prišlo do obračuna povračil stroškov, pa služi potni nalog kot dokaz o nastanku in namenu službene poti ter opravičuje ostale stroške, povezane s to službeno potjo.

Nikjer ni točno določena vsebina, katero mora potni nalog vsebovati, vendar je priporočljivo, da potni nalog vsebuje čim več podatkov, ki dokazujejo službeno pot, s tem povezane stroške in njihovo upravičenost.

Nalog za službeno potovanje se izda v računalniški (elektronski podpis) ali v pisni obliki. Potni nalog je potrebno sestaviti in izročiti zaposlenemu pred službeno potjo. Priporoča se, da nalog za službeno potovanje podpiše nadrejeni oziroma druga pooblaščena oseba. Le izjemoma se lahko zaradi objektivnih razlogov pred službeno potjo izda ustni potni nalog, kasneje pa še pisni potni nalog. V takem primeru je treba pisni nalog izdati najkasneje v dveh dneh po odhodu zaposlenega na službeno potovanje (19. člen Uredbe o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino).

Možno je pisanje tudi tedenskega ali mesečnega potnega naloga, vendar mora biti jasno podan namen poti in relacije v tem obdobju. Potni nalog (tudi tedenski ali mesečni) mora biti namreč sestavljen tako, da popolnoma jasno in brez kakršnih koli dvomov izkazuje naravo in obseg poslovnih dogodkov. V praksi se mesečni potni nalogi uporabljajo npr. za trgovske potnike, ki pokrivajo točno določeno področje in so vsak dan na poti, na kateri obiskujejo stranke.

Potni nalog naj vsebuje naslednje podatke:

  1. firma in sedež podjetja oziroma podjetnika;
  2. številka in datum potnega naloga;
  3. ime in priimek zaposlenega, ki je poslan na službeno pot;
  4. delovno mesto, na katerega je razporejen zaposleni;
  5. prebivališče zaposlenega;
  6. navedba, po čigavem nalogu gre zaposleni na pot;
  7. datum in ura odhoda;
  8. točna relacija poti;
  9. naloga oziroma namen poti;
  10. rok trajanja službene poti;
  11. odobritev delodajalca za posamezno vrsto prevoza;
  12. podatki o izplačilu predujma za službeno pot (znesek in datum prejema ter podpis prejemnika);
  13. registrska označba vozila v primeru službenega vozila;
  14. stanje kilometrskega števca ob začetku vožnje v primeru službenega vozila;
  15. podpis pooblaščene osebe, ki je izdala potni nalog (priporočljiv) ter
  16. žig (v primeru, da ga podjetje uporablja, drugače ni obvezen).

Knjiga voženj

Če ima podjetje v lasti službene avtomobile, je potrebno voditi za vsakega tudi knjigo voženj. V knjigo voženj se vpisuje podatke o vsaki vožnji s službenim avtom, vključno z začetnim in končnim stanjem kilometrskega števca ob začetku in na koncu službene poti, relacijo in navedbo osebe, ki službeni avto uporabi. Podatki na potnem nalogu in obračunu potnih stroškov se morajo ujemati s podatki v knjigi voženj.

Hramba potnih nalogov

Potni nalogi in obračuni potnih stroškov se hranijo 10 let (32. člen Zakona o davčnem postopku).

Lahko se hranijo tudi v elektronski obliki, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

Stroški prenočevanja

Povračilo stroškov prenočevanja na službenem potovanju se uveljavlja v višini dejanskih stroškov za prenočevanje. Te stroške se dokazuje z računom. Račun se glasi na podjetje ali na zaposlenega ter ga je potrebno priložiti k obračunu potnih stroškov.